Công việc cụ thể của một Trợ lý spa liên quan đến việc hỗ trợ Quản lý spa giám sát chung các bộ phận có liên quan để spa vận hành một cách trôi chảy và tốt nhất, cụ thể:

Quản lý nhân viên

• Quản lý biên chế trong bộ phận, thu xếp lịch làm việc và chế độ cho nhân viên đảm bảo đáp ứng nhu cầu hoạt động của Spa
• Đề xuất tuyển dụng các chức danh cho các bộ phận trong spa. Tham gia tuyển chọn và đào tạo nhân viên mới. Tổ chức đánh giá kết quả đào tạo và thử việc.
• Huấn luyện, báo cáo thông tin phản hồi về đạo đức nghề nghiệp, kỹ năng, chuyên môn và tay nghề của từng nhân viên trong Spa.
• Đảm bảo cho các nhân viên thực hiện nghiêm chỉnh các quy định, chính sách của spa. Đảm bảo đầy đủ các giấy tờ, sức khỏe và các quy định về vệ sinh cá nhân.
• Sắp xếp và lên lịch công việc cho nhân viên hàng tuần và điều chỉnh phát sinh.
• Giám sát tác phong, thái độ, hành vi, trang phục,… của nhân viên theo yêu cầu nội quy và quy định của công việc.
• Đánh giá kết quả công việc và năng lực của nhân viên định kỳ.
• Tổ chức các cuộc họp nhân viên thường xuyên, nắm bắt, và giải quyết các vấn đề nảy sinh trong hoạt động Spa.

Giám sát tài chính

• Giám sát bộ phận lễ tân đảm bảo thu đúng, thu đủ dịch vụ.
• Trực tiếp theo dõi doanh thu hàng ngày.
• Trực tiếp ký, theo dõi và phê duyệt việc huỷ hoá đơn hàng ngày.
• Báo cáo đầy đủ các trường hợp hủy hóa đơn hàng ngày cho Quản lý.

Quản lý hàng hoá, tài sản

• Kiểm soát nguyên vật liệu, yêu cầu bộ phận có thẩm quyền đặt hàng khi cần để đáp ứng đủ nhu cầu cho các hoạt động trong spa.
• Trực tiếp kiểm tra và ký xác nhận phiếu yêu cầu xuất kho.
• Giám sát việc sử dụng các thiết bị trong spa, đảm bảo duy trì tốt. Giảm tối thiếu các thiệt hại do sơ xuất trong quá trình vận hành.
• Theo dõi số lượng công cụ dụng cụ tài sản hàng tháng, giải trình cho quản lý số lượng hư hỏng, mất mát.

Giải quyết sự cố và khiếu nại của khách

• Trực tiếp giải quyết các khiếu nại của khách. Báo cáo lên quản lý nếu việc xử lý khiếu nại của khách nằm ngoài khả năng.
• Tổ chức việc theo dõi đánh giá sự thoả mãn của khách theo quy trình spa.

Quản lý đặt hẹn

• Theo dõi lượng khách đặt hẹn, kiểm tra việc chuẩn bị đón khách.
• Kiểm tra việc sắp xếp lịch của khách và nhân viên tùy thuộc vào yêu cầu của khách cũng như đảm bảo hoạt động tối ưu trong Spa.

Điều hành công việc

• Giải quyết các sự việc phát sinh liên quan hàng ngày.
• Điều động nhân viên thực hiện công việc.
• Tổ chức việc thực hiện các yêu cầu, chỉ thị của quản lý.
• Xây dựng kế hoạch hoạt động tháng, tuần cho các bộ phận và tổ chức thực hiện.
• Phối hợp với các bộ phận khác thực hiện công việc.
• Giám sát chặt chẽ nhằm đảm bảo tất cả các khu vực ngăn nắp, sạch sẽ và gọn gàn
• Giám sát các sản phẩm và phụ kiện được sử dụng trong các phương pháp điều trị để đảm bảo tiết kiệm tối đa chi phí hoạt động
• Tham gia các cuộc họp lãnh đạo và truyền tải thông tin có liên quan tới các nhân viên trong bộ phận.
• Duy trì mối quan hệ tốt với các bộ phận trong Spa.

Giám sát tiêu chuẩn phục vụ

• Tổ chức cơ chế giám sát và trực tiếp giám sát việc thực hiện theo các tiêu chuẩn, quy trình hướng dẫn của spa nhằm đảm bảo các tiêu chuẩn dịch vụ được thực hiện một cách tốt nhất.
• Đảm bảo nhân viên tiếp đón khách hàng với thái độ lịch sự và thân thiện và thái độ đó phải được duy trì mọi lúc, mọi nơi.
• Đảm bảo tất cả các trị liệu spa phải tuân thủ theo đúng quy trình hoạt động đã đề ra.
• Báo cáo các sự việc hàng ngày cho quản lý. Đề xuất cải tiến, nâng cấp các dịch vụ, liệu pháp và các hoạt động khác của spa.
• Tạo mô trường làm việc thoải mái, vui vẻ cho cả nhân viên và khách hàn
• Thực hiện liên tục việc đào tạo kỹ năng cho nhân viên để đảm bảo tiêu chuẩn dịch vụ được duy trì tốt.
• Kiểm soát chất lượng dịch vụ. Đảm bảo chất lượng, doanh số dịch vụ luôn phát triển thông qua đào tạo tay nghề và kỹ năng chăm sóc khách hàng.

Công việc khác

• Thực hiện các công việc khác do cấp trên giao phó.